Practice Area: Projektentwicklungen

Wir Jurist*innen brauchen verhältnismäßig wenig „Werkzeug“, um unsere Arbeit zu erledigen und unsere Mandant*innen bei Ihrem Geschäftserfolg zu unterstützen: unseren Kopf, Email & das besondere elektronische Anwaltspostfach, Zugang zu Gesetzestexten, Rechtsprechung und Literatur und – das u.E. meist unterschätzte Tool überhaupt – Microsoft Word.

In über einem Jahrzehnt Vertragsberatung haben wir bisher jeden einzelnen unserer Verträge in Word entworfen oder überarbeitet. Es führt also kein Weg an diesem Programm vorbei (nein, auch nicht, wenn man Apple-User ist). Und es kann grundsätzlich alles, was man braucht, um eine Vertragsverhandlung auch schriftlich umzusetzen.

Aber dafür muss man es einerseits richtig anwenden können und andererseits ein bisschen was von der best practice in Vertragsüberarbeitungen und -verhandlungen verstehen.

Was man tunlichst vermeiden sollte:

Schon den Erstentwurf nicht ordentlich formatieren

Niemand hat Spaß an einem Vertrag, dessen Formatierung noch nicht mal die erste Überarbeitung überlebt.

Seine Änderungen nicht erkennen lassen

Niemand hat Zeit und Lust, durch aufwändige Vergleiche unterschiedlicher Versionen herauszufinden, was die andere Partei denn nun im Vertrag eigentlich geändert hat (und vertrauensfördernd ist es auch nicht!).

Ein pdf-Dokument zu schicken

Durch Übersendung eines pdf, dass die andere Partei nicht weiter bearbeiten kann, suggeriert man, dass man weitere Änderungen nicht akzeptiert. Und bürdet seinem Gegenüber auf, dass pdf-Dokument in Word umzuwandeln und all die kleinen und großen Fehler zu beheben, die dadurch entstehen.

Änderungen ohne Erklärung zu versehen

Es ist schon nicht zielführend (und im schlimmsten Fall schafft es ordentlich Frust), Änderungen der Gegenseite erklärungslos zu streichen oder wieder in die Ursprungsfassung zurück zu drehen. So spielt man im schlimmsten Fall „Ping Pong“, ohne dass man einander oder der Unterzeichnung des Vertrages näher kommt.

Was man stattdessen tun sollte

Was relativ simpel klingt, ist in der Praxis leider immer noch nicht Standard. Daher hier unsere 5 Tipps für bessere Mark-ups und damit auch effizientere Verhandlungen!

1. Beauftragen Sie eine Person mit entsprechender Expertise (intern oder extern), Ihnen Ihr Word so einzurichten, dass Sie gute Formatvorlagen (also Überschriften, Zwischenüberschriften, eingerückten Text, etc.) immer griffbereit haben. Und lassen Sie sich von dieser Person auch erklären, wie Sie diese Formatvorlagen nutzen.
2. Lassen Sie sich von derselben Person im Umgang mit dem Änderungsmodus schulen. Oder bringen Sie es sich selbst bei – über Youtube-Videos oder kommerzielle Webinare an. Ist nicht kompliziert, aber den ein oder anderen Kniff sollte man kennen.
3. Haben Sie einen Vertrag in Word überarbeitet, können Sie (1) die Word-Version, in der Ihre Änderungen erkennbar sind, an die Gegenseite schicken oder (2) Sie schicken diese Änderungsversion als pdf und zusätzlich eine „clean“ Word-Version, in der alle Änderungen angenommen sind (die das Gegenüber für weitere Änderungen als Ausgangsbasis nutzen kann).
4. Ihre Änderungen sollten Sie stets mit einer Erklärung versehen – alleine dadurch erhöht man (nachweislich!) die Chancen, dass die Änderungen akzeptiert werden! Soweit es sich also nicht um eine bloße Korrektur eines Typos oder eine Begradigung der Formatierung handelt: Fügen Sie einen Kommentar in den Text ein, der die Gründe für die Änderung benennt (z.B. „Wie im LoI vereinbart“ oder „Aufgrund unserer internen Zahlungsläufe muss die Frist mindestens 4 Wochen betragen.“ oder „Unsere Mietflächen sollen zukünftig auch von Schwestergesellschaften genutzt werden können; wir benötigen daher eine großzügigere Untervermietungsregelung.“)
5. Machen Sie sich die Mühe und leiten Sie die von Ihnen vorgenommenen Änderungen in der Begleit-E-Mail ein, damit Ihr Gegenüber weiß, was es erwartet und es Ihre Vertragsüberarbeitung wohlwollend prüft. Benennen Sie die drei größten Änderungen gerne schon im E-Mail-Text, erläutern die Gründe und bitten um Verständnis. Das kann für die Akzeptant wahre Wunder bewirken!

Und nun: Viel Erfolg für Ihre nächste Vertragsverhandlung!

Wenn Sie Hilfe bei der Umsetzung der Tipps benötigen oder sichergehen wollen, dass diese Tipps bei Ihrer nächsten Vertragsverhandlung von Ihrer Rechtsanwältin berücksichtigt werden, freuen wir uns sehr auf ein Erstgespräch (kostenlos und unverbindlich)!