Anmietung von rund 1.000 m² für einen neuen Berliner Bürostandort
Die Niederbarnimer Eisenbahn AG („NEB“) hat rund 1.000 m² für seinen neuen Berliner Bürostandort angemietet. Da der bestehende Mietvertrag bereits rund sechseinhalb Monate nach Unterzeichnung endete, musste der neue Mietvertrag die Vorgaben für den vermieterseitigen Ausbau definieren und zugleich die Einhaltung des Zeitplans absichern.
Der Mandant.
Die NEB ist ein Berliner Unternehmen im Bereich Eisenbahninfrastruktur und -verkehr. Die Büroflächen dienen der Verwaltung und Steuerung des operativen Betriebs und der Eisenbahninfrastruktur.
Worum es ging.
Die NEB suchte einen neuen Berliner Bürostandort als Ersatz für die bisherigen Flächen. Zwischen Unterzeichnung und Ende des bestehenden Mietvertrags lagen nur rund sechseinhalb Monate, sodass die neuen Flächen innerhalb eines engen Zeitrahmens ausgebaut und bezugsfertig sein mussten. Unsere Aufgabe war es, einen stark vermieterfreundlichen Erstentwurf zu überarbeiten und zu verhandeln und die NEB durch den gesamten Anmietungsprozess zu begleiten.
Als klassischer Büronutzer verhandelt die NEB Mietverträge nicht im Tagesgeschäft. Unsere Beratung ging deshalb über die Verhandlung einzelner Klauseln hinaus: Wir haben die Mandantin dabei unterstützt, die wirklich relevanten Themen zu erkennen, Anforderungen zu definieren und zu priorisieren und Entscheidungen mitzudenken, die erst im weiteren Verlauf des Projekts Bedeutung erlangen würden. Besondere Aufmerksamkeit erforderte der vom Vermieter geschuldete Ausbau: die Anforderungen der NEB mussten so konkret festgelegt werden, dass Leistungsumfang, Qualität und Zeitplan hinreichend abgesichert waren – ohne die Planung so starr zu machen, dass spätere Anpassungen automatisch Mehrkosten oder Verzögerungen auslösen.
Unser Vorgehen
Der Ablauf, Schritt für Schritt.
-
Prüfung des Entwurfs
Prüfung des Vermieterentwurfs und Identifizierung der wesentlichen rechtlichen, wirtschaftlichen und operativen Themen.
-
Abstimmung mit der NEB
Besprechung des Entwurfs und Beratung zu den wesentlichen Entscheidungen, Prioritäten und Anforderungen an den neuen Bürostandort.
-
Überarbeitung des Entwurfs
Umfassende Überarbeitung des vermieterfreundlichen Erstentwurfs mit dem Ziel eines ausgewogenen Vertrags.
-
Anforderungen an den Ausbau
Unterstützung bei der Entwicklung Anforderungen an den Ausbau mit der richtigen Balance zwischen hinreichender Verbindlichkeit und Flexibilität für die weitere Planung.
-
Verhandlung
Verhandlung des Mietvertrags mit dem Vermieter und seinen Beratern bei laufender Abstimmung mit der Mandantin.
-
Projektbegleitung
Begleitung auch bei Themen rund um die Mietvertragsverhandlung und Abstimmung mit dem weiteren Projektteam, einschließlich der Unterstützung bei der Suche nach einem geeigneten Innenarchitekten.
-
Signing
Finalisierung des Mietvertrags und seiner Anlagen und Begleitung bis zur Unterzeichnung.
Ein klarer Weg zum neuen Bürostandort.
Die NEB unterzeichnete den Mietvertrag für seinen neuen Berliner Bürostandort mit einem vertraglichen Rahmen, der seine Position absichert und zugleich eine praktikable Grundlage für den vermieterseitigen Ausbau innerhalb des vorgegebenen Zeitplans schafft.
Über den Mietvertrag hinaus haben wir die NEB durch einen Prozess begleitet, der weit außerhalb des eigenen Tagesgeschäfts liegt, die wesentlichen Themen identifiziert, anstehende Entscheidungen mitgedacht und rechtliche, wirtschaftliche und praktische Aspekte des Umzugs zusammengeführt.
Das Ergebnis war nicht nur ein ausgewogener Mietvertrag, sondern auch ein klarer Rahmen für die Monate zwischen Unterzeichnung und Einzug.
FAQ
Fragen zu dieser Art von Mandaten.
-
Was kostet die rechtliche Begleitung einer Mietvertragsverhandlung?
Das hängt insbesondere von Größe und Komplexität des Mietvertrags, der Qualität des Erstentwurfs und dem Umfang der Verhandlungen ab. Für viele Mietvertragsverhandlungen können wir vorab einen Festpreis oder einen klar definierten Kostenrahmen vereinbaren. Melden Sie sich gerne mit ein paar Eckdaten zu Ihrem Projekt; wir sagen Ihnen, ob wir hierfür einen Festpreis oder ein anderes Vergütungsmodell anbieten können.
-
Wir verhandeln nur alle paar Jahre einen neuen Büromietvertrag. Wie viel Unterstützung brauchen wir?
Dann ist eine Begleitung durch einen Experten für gewerbliches Mietrecht unumgänglich. Unternehmen, die nicht regelmäßig Immobilien anmieten, unterstützen wir dabei, den gesamten Prozess zu strukturieren, notwendige Entscheidungen frühzeitig zu identifizieren und Themen mitzudenken, die andernfalls möglicherweise erst später auffallen. Wie umfangreich unsere Begleitung sein sollte, hängt insbesondere von Ihrer internen Immobilienerfahrung und Ihrem Projektteam ab.
-
Zu welchem Zeitpunkt sollten wir bei einem Büroumzug einen Anwalt einbinden?
Idealerweise bevor die wesentlichen wirtschaftlichen Eckpunkte vereinbart werden. Wichtige rechtliche und praktische Themen werden häufig bereits in den Heads of Terms vorgeprägt und lassen sich später nur schwer wieder aufgreifen. Eine frühzeitige Einbindung ermöglicht es außerdem, Themen rund um Ausbau, Zeitplan, Übergabe und den bestehenden Mietvertrag zu erkennen, bevor sie zeitkritisch werden.
-
Was sind die fünf wichtigsten vertraglichen Regelungen, die ich als Büromieter im Blick haben sollte?
Jeder Mietvertrag ist anders. Als Büromieter sollten Sie aber insbesondere auf folgende Punkte achten:
Laufzeit und Flexibilität – inklusive Verlängerungsoptionen und Sonderkündigungsrechte.
Miete und Nebenkosten – einschließlich Indexierung, Betriebskosten und sonstiger auf den Mieter umgelegter Kosten.
Ausbau und Übergabe – welche Leistungen der Vermieter schuldet, wann die Fläche bezugsfertig sein muss und was bei Verzögerungen gilt.
Instandhaltung und Instandsetzung – für welche Teile der Mietfläche und des Gebäudes der Mieter verantwortlich ist und welche Pflichten und Kosten beim Vermieter verbleiben.
Mietende und Rückbau – insbesondere Rückgabe- und Rückbaupflichten, die am Ende der Mietzeit erhebliche Kosten verursachen können.
Welche dieser Regelungen im konkreten Fall besonders wichtig sind und wie sie verhandelt werden sollten, hängt von der Immobilie, Ihrem Unternehmen und dem jeweiligen Deal ab.
Sie stehen vor einer ähnlichen Aufgabe?
Erzählen Sie uns unverbindlich, woran Sie arbeiten und wobei Sie Unterstützung brauchen.