Kanzlei- und Business Manager (m/w/d)

Was wir tun

Eine Prise klassische Rechtsanwaltskanzlei, eine Prise Start-Up und ganz viel Innovation.

Mit Bohardien beraten wir Unternehmen im Immobilienrecht. Wir mögen klare Sprache, durchdachte Verträge und digitale Lösungen, die unsere Arbeit besser machen. Mit immomuster betreiben wir außerdem einen Onlineshop für professionelle Vertragsmuster.

Für beides suchen wir eine Person, die uns organisatorisch den Rücken freihält, eigene Ideen einbringt und Verantwortung übernimmt. Die Freude daran hat, mit uns zu wachsen und dazu beizutragen, dass unser Unternehmen erfolgreicher wird.

Was du bei uns übernimmst

Dein Aufgabenbereich verbindet die laufende Organisation mit dem Aufbau und der Weiterentwicklung unserer Abläufe:

• Organisation und Prozesse: Du bringst Struktur in unseren Alltag, kümmerst dich um eine verlässliche digitale Aktenführung und setzt wiederkehrende Abläufe auf. Du dokumentierst sie verständlich und entwickelst sie weiter – von der Mandatsanlage bis zum CRM. Dabei koordinierst du auch externe Dienstleister, beispielsweise für Website, Design und IT.
• Kommunikation und Mandatsbetreuung: Du betreust unsere Postfächer, pflegst Kontakte und bist eine verlässliche Ansprechperson für Mandanten, Shopkunden und Geschäftspartner. Du klärst organisatorische Anliegen selbstständig, forderst fehlende Unterlagen an und hältst offene Rückmeldungen nach.
• Finanzen und Abrechnung: Du kümmerst dich um die vorbereitende Buchhaltung und die Abstimmung mit der Steuerberatung, bereitest Honorarrechnungen und Tätigkeitsnachweise vor und behältst Zahlungseingänge und offene Rechnungen im Blick.
• Termin-, Reise- und Eventplanung: Du koordinierst unsere Kalender, organisierst Reisen und planst (gemeinsame) Arbeitstage, Webinare, Mandantenevents und Veranstaltungsteilnahmen. Du kümmerst dich um die Details und behältst Termine und Budgets im Blick.
• Marketing und Außenauftritt: Du schlägst Marketingmaßnahmen vor, organisierst Social Media und E-Mail-Marketing und hältst Pitch-Unterlagen, Präsentationen und Broschüren aktuell.

Du musst zum Einstieg nicht alles beherrschen. Wir möchten gemeinsam mit dir klare Prioritäten setzen und deinen Verantwortungsbereich entwickeln.

Wie du an die Dinge herangehst

Uns ist wichtig, dass du unternehmerisch mitdenkst. Du interessierst dich dafür, was unsere Mandanten und Kunden brauchen, wie wir neue gewinnen und wie wir unsere Zeit und unser Geld sinnvoll einsetzen. Hierfür nimmst du uns auch eigeninitiativ und vorausschauend Arbeit ab.

Du erkennst, wenn etwas fehlt oder besser laufen könnte, und machst einen Vorschlag. Wenn du eine Aufgabe übernimmst, hältst du sie nach und bringst sie zu Ende. Bei Hindernissen meldest du dich rechtzeitig und überlegst mit, wie es weitergehen kann.

Du hast Lust auf Technik und Software. Du probierst neue Anwendungen aus, arbeitest dich ein und suchst selbst nach Lösungen – auch einmal über eine Anleitung, ein Tutorial oder den Support. Gleichzeitig kannst du einschätzen, wann eine Rückfrage sinnvoll ist.

MS Office beherrschst du sicher. Bonuspunkte gibt es für überragende Word-Kenntnisse: wenn Formatvorlagen, mehrstufige Nummerierungen und Inhaltsverzeichnisse dich nicht aus der Ruhe bringen.

Außerdem sprichst und schreibst du fließend Deutsch und Englisch und kannst auf beiden Sprachen souverän mit Mandanten und Geschäftspartnern kommunizieren.

Du arbeitest sorgfältig, kommunizierst klar und freundlich und kannst Aufgaben priorisieren. Wenn nicht alles gleichzeitig geht, sprichst du das offen an. Unsere DNA ist „Kanzlei“, daher sind Diskretion und Loyalität für uns die Grundlage einer vertrauensvollen Zusammenarbeit. Du gehst verantwortungsvoll mit vertraulichen Informationen um, stehst hinter unserer gemeinsamen Arbeit und sprichst auch kritische Themen offen mit uns an.

Erfahrung in einer Kanzlei und eine Ausbildung als Rechtsanwalts- oder Notarfachangestellte sind ein Plus, aber keine Voraussetzung. Wichtiger sind uns Organisationsstärke, Lernbereitschaft und die Lust, Bohardien und immomuster aktiv mit aufzubauen.

Wie wir zusammenarbeiten

Wir sind ein kleines Team, arbeiten aktuell vollständig remote und verbringen trotzdem viel Zeit miteinander: im engen Austausch, bei gemeinsamen Vorhaben und persönlichen Treffen. Du bekommst Einblick in unser Unternehmen, Raum für eigene Ideen und die Möglichkeit, sichtbar etwas zu bewegen.

Du solltest in Düsseldorf oder Umgebung wohnen und Freude an gelegentlichen Reisen haben. Perspektivisch können wir uns eine stärkere Büro-Präsenz in Düsseldorf vorstellen. Wenn es dazu kommt, gehört auch die regelmäßige Arbeit vor Ort zur Stelle.

Der Umfang beträgt 20–30 Wochenstunden. Als Gehaltsrahmen sehen wir bei 30 Stunden 3.000–3.500 Euro brutto monatlich, bei geringerem Stundenumfang entsprechend anteilig. Erfahrung und übernommene Verantwortung berücksichtigen wir dabei.

Klingt nach dir?

Dann freuen wir uns auf deinen Lebenslauf und die Info, mit welchem Stundenumfang und welcher Gehaltsvorstellung du einsteigen möchtest.

Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen.