Auch langfristige Mietverträge sind nicht davon verschont: die Beendigung der Mietzeit. Wir zeigen Ihnen, wie Sie auch diese Phase des Mietverhältnisses reibungslos abschließen.
Das Mietverhältnis neigt sich nach einigen Jahren dem Ende zu, weil entweder eine der Parteien eine Kündigung ausgesprochen hat oder die Festlaufzeit abgelaufen ist?
Auch wenn der Fokus gerne auf der Nachmietersuche oder der Planung und Einrichtung des neuen Standortes liegt:
Es gibt einige wichtige Punkte zu beachten, um Streitigkeiten zu vermeiden und einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten – als Mieter und als Vermieter!
Hier sind fünf essenzielle Tipps:
1. Frühzeitig mit der Vorbereitung beginnen
Vermieter müssen sich möglichst frühzeitig auf eine Neuvermietung der betroffenen Fläche vorbereiten. Aber was ist für die Abwicklung des noch bestehenden Mietvertrages zu tun?
Beide Parteien sollten sich rechtzeitig (spätestens sechs Monate vor dem Ende der Laufzeit) mit den vertraglichen Regelungen zur Rückgabe beschäftigen. Der Mietvertrag wird in aller Regel Auskünfte über den Zustand der Mieträume und zu etwaigen Rückgabeverpflichtungen enthalten.
Mieter sollten frühzeitig klären, welche Rückbauten erforderlich sind. Hierzu reicht ein bloßer Blick in den Mietvertrag nicht aus! Es muss in der Regel auch das Übergabeprotokoll zum Mietbeginn zur Feststellung des „ursprünglichen Zustands“, der ja meist wiederherzustellen ist, herangezogen werden. Hilfreich ist außerdem die Sichtung von Nachträgen und etwaigem Schriftverkehr zwischen den Parteien zu Umbauten während der Laufzeit. Hat der Vermieter Um- oder Einbauten zugestimmt? Und vielleicht auf einen Rückbau verzichtet? Aber auch sonstige Unterlagen beim Mieter zu jeglichen Baumaßnahmen sollten unbedingt frühzeitig gesichtet werden – denn nicht jeder Maßnahme, die zurückzubauen ist, hat der Vermieter notwendigerweise zugestimmt!
Für Vermieter empfiehlt es sich ebenfalls, sich frühzeitig darüber zu informieren, welchen Zustand er bei der Rückgabe vorzufinden hat. Hierbei helfen Mietvertag, Nachträge und etwaiger Schriftverkehr mit dem Mieter.
Wichtig: Vermieter tragen die Beweislast für den ursprünglichen Zustand bzw. den Zustand, den der Mieter am Mietende herzustellen hat!
callout text: Die Klärung der vertraglichen Pflichten des Mieters zum Rückbau ist vielmals leichter gesagt als getan! So ist der Mietvertrag oft ungenau und die tatsächlichen Umstände und Vorgänge schlecht dokumentiert.
2. Vorbegehung durchführen
Selbst wenn die Rückbauverpflichtung des Mieters absolut klar ist (was so gut wie nie vorkommt), empfiehlt es sich, spätestens drei Monate vor dem Mietende eine gemeinsame Vorbegehung durchzuführen.
Aber: Ist im Mietvertrag nichts dazu geregelt, hat man weder als Vermieter noch als Mieter einen Anspruch auf eine solche Begehung!
Bei einer Vorbegehung können die Parteien frühzeitig klären, ob sie ein gemeinsames Verständnis der vom Mieter geschuldeten Maßnahmen wie Reparaturen oder Rückbauten haben. Oder ob eben Uneinigkeit darüber besteht.
Niemandem ist damit geholfen, wenn diese Uneinigkeit erst beim Rückgabetermin aufgedeckt wird! Denn im Zweifel steht ein Nachmieter schon in den Startlöchern und jede Verzögerung bringt den Vermieter und den Mieter wegen der möglichen (signifikanten) Schadensersatzansprüche in die Bredouille.
Ziel einer Vorbegehung sollte also immer ein von den Parteien gemeinsam erstelltes und von beiden Parteien unterzeichnetes Vorbegehungsprotokoll sein, welches die durchzuführenden Maßnahmen und die nicht durchzuführenden Maßnahmen enthält.
Spätestens jetzt muss der Mieter die durchzuführenden Maßnahmen in Auftrag geben – idealerweise hat er schon vorher in Betracht kommende Unternehmen angefragt.
3. Rückgabetermin sorgfältig dokumentieren
Der Rückgabetermin muss im Zweifel innerhalb der Laufzeit (häufig am letzten Tag) liegen und sollte frühzeitig zwischen den Parteien abgestimmt werden. Sind technische Details zu besprechen, kann ein Sachverständiger die Rückgabe begleiten.
Bei der Rückgabe ist wiederum ein gemeinsames, von beiden Parteien zu unterzeichnendes Rückgabeprotokoll zu erstellen. Dieses muss den Zustand der Mieträume detailliert festhalten – gerne mit (vielen) Fotos.
Uneinigkeiten über einzelne Maßnahmen, Mängel oder sogar die Rückgabe an sich sollten ebenfalls dokumentiert werden. Sollte der Vermieter die Rücknahme verweigern und kommt kein gemeinsames Protokoll zustande, sollten beide Parteien den Zustand umfassend selbst dokumentieren, um spätere Ansprüche abzuwehren.
4. Schäden rechtzeitig geltend machen
Hat die Rückgabe stattgefunden, muss der Vermieter etwaige Schäden an der Mietsache – egal ob diese bei der Rückgabe oder später festgestellt wurden – zeitnah rügen. Andernfalls droht der Verlust von Ersatzansprüchen.
Wichtig: Die Verjährungsfrist für Schadensersatzansprüche beträgt (nur!) sechs Monate ab Rückgabe der Mietsache (§ 548 BGB). Diese Frist kann vertraglich nur schwer verlängert werden! Eine zeitnahe Prüfung und Einleitung entsprechender Schritte ist daher essenziell.
5. Mietsicherheit und Betriebskosten nicht vergessen
Vermieter sind dazu verpflichtet, die vom Mieter geleistete Mietsicherheit schnellstmöglich – und nur abzüglich berechtigter Forderungen – an den Mieter zurückzugewähren. Für die noch offene Nebenkostenabrechnung darf in der Regel ein Teil der Mietsicherheit einbehalten werden.
Der freizugebende Teil einer Barkaution ist an den Mieter auszuzahlen. Im Falle einer Mietsicherheit durch Bankbürgschaft muss eine Teilfreigabe erfolgen oder der Mieter eine neue Bürgschaft über den noch berechtigten Betrag Zug-um-Zug gegen Herausgabe der ursprünglichen Bürgschaft leisten.
Noch offene Betriebskostenabrechnungen können Vermieter ganz üblicherweise im gewohnten Turnus durchführen – zu einer Zwischenabrechnung ist der Vermieter meist nicht verpflichtet. Für den Mieter heißt es daher oftmals: Geduld! Es ist nicht ungewöhnlich, dass einen noch bis zu 24 Monate nach dem eigentlichen Vertragsende Post vom Vermieter erreicht!
Steht auch bei Ihnen ein Rückgabetermin an? Wir helfen Ihnen gerne durch diese Zeit zu navigieren und mögliche Ansprüche fristgerecht geltend zu machen. Vereinbaren Sie gerne einen kostenfreien und unverbindlichen Termin mit uns!